La transition vers le numérique est un élément clé de l’efficacité opérationnelle, notamment en ce qui concerne la gestion des archives et des documents professionnels. OCH vous partage quelques conseils pour vous guider dans la dématérialisation des archives et la gestion judicieuse des documents essentiels.
Avant de débuter le processus, établissez une politique claire de dématérialisation. Identifiez les types de documents à dématérialiser, les procédures à suivre et les normes de sécurité à respecter. Une approche structurée garantit une transition fluide.
Supprimez les archives papiers : Gagnez de l’espace et du temps
Votre salle d’archives devient trop petite ? Au lieu de prendre de la surface de bureau supplémentaire, optez pour l’archivage électronique. Libérez de l’espace tout en optimisant la gestion de vos documents.
Les types de documents
Différents types de documents ont des exigences de conservation distinctes. Classez vos archives par catégorie (fiches de paies, contrats de travail, contrats commerciaux, etc.) pour adapter la gestion de chaque type de document en fonction de ses spécificités.
Gain de temps sur la recherche et disponibilité des documents
Perdez-vous trop de temps à retrouver un document papier ? Grâce à l’archivage électronique, retrouvez en quelques secondes l’information dont vous avez besoin. Une recherche rapide et efficace contribue à une productivité accrue. De plus, les documents peuvent être accessibles pour les collaborateurs en déplacement ou travaillant à différents points géographiques. Une solution idéale pour améliorer l’organisation de vos équipes dans des environnements en flex-office ou télétravail !
La sécurité des documents
La sécurité des données est cruciale dans le processus de dématérialisation. Assurez-vous que des mesures de sécurité, telles que la sauvegarde, le chiffrement et l’accès restreint, sont mises en place pour protéger vos documents et les informations sensibles qu’ils contiennent. A ce titre, anticipez également les situations d’urgence en élaborant un plan de continuité. Assurez-vous que vos documents numériques sont sauvegardés régulièrement et stockés de manière sécurisée, garantissant ainsi la récupération des données en cas de besoin.
OCH s’appuie sur l’éditeur français Zeendoc, une référence en gestion documentaire électronique. Cette collaboration garantit des solutions fiables et sécurisées pour une gestion efficiente de vos archives.
La réussite de la dématérialisation dépend de l’engagement de votre équipe. Organisez des sessions de formation pour familiariser vos collaborateurs avec les nouvelles pratiques. Une équipe bien informée contribue à la réussite du processus.
Avec OCH, vous pouvez relever les défis de la transition vers la dématérialisation ! Consultez nos experts pour des conseils personnalisés sur la gestion documentaire. Nous sommes là pour vous accompagner vers une gestion efficiente et sécurisée de vos archives.
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